Cari Hesaplar
Cari Hesap, bir şirketin mali veya ticari ilişkide bulunduğu alıcı, satıcı, personel vb. hesapların borç ve alacak hesap ilişkilerinin takibinin yapıldığı hesapları belirtmektedir. Cari hesap kartlarının kaydedildiği ve kart üzerindeki işlemlerin yapıldığı alt modüldür.
Cari Hesaplar; Genel Ayarlar / Hesap Ayarları / Adres Ayarları / Banka Ayarları / İletişim Ayarları / Hesap Bakiye Özeti tab’larından oluşmaktadır.
Ekran ilk açıldığında, sağ üst köşede sırasıyla cari kartları excel olarak indirebilmek için; “Dışa Aktar”, cari kartları sisteme aktarabilmek için; “İçe Aktar” ve yeni cari kart oluşturabilmek için; “Yeni Kayıt” butonları yer almaktadır. Üst bölümde, “Filtreler”, “Görünüm” ve Filtreleme alanları, bu alanların altında ise kaydedilmiş işlemlerin görüntülenebileceği Cari Kartlar listesi yer almaktadır.
Ekranda bulunan “Dışa Aktar” butonuna basılmasıyla birlikte sistemde kayıtlı/oluşturulmuş cari hesaplara ait isim, VKN/TCKN, vergi dairesi, vade, şube, alt hesap, döviz birimi, adres, banka ve iletişim bilgileri Excel formatında indirilmektedir.
Ekranda bulunan “İçe Aktar” butonuna basılmasıyla ekranda pop-up ekranı görüntülenecektir. Bu pop-up ekranı ile cari hesapların sisteme aktarılması için örnek şablon indirilebilmekte ve cari hesapları içeren Excel formatlı dosya sisteme yüklenmektedir.
Ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Yeni Kayıt” butonuna basılmasıyla birlikte veri girişinin yapılabilmesi için Yeni Cari Hesap ekranı, “Cari Hesaplar > Genel Ayarlar” tabı açılmaktadır.
Genel Ayarlar tabı; Cari hesaplar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili carinin künye bilgilerinin kaydedildiği bölümdür.
Ünvan/İsim
VKN/TCKN
Soyisim
Vergi Dairesi
Vade
Mersis Numarası
Ticaret Sicil Numarası
Meslek Odası
Oda Sicil Numarası
Şube
Segment
Etiket
Kategori alanlarından oluşmaktadır.
Tüzel veya gerçek kişi tanımlanmasına göre, Soyisim alanı görüntülenmektedir. VKN/TCKN alanında 11 haneli TCKN bilgisi yazılması durumunda, Soyisim alanı görüntülenmektedir.
Firma alanı, şubeli yapıya sahip firmaların şube(veya merkez) bilgisi seçebilmesi amacıyla eklenmiştir. Merkez kullanıcısı, hem merkez hem şubeleri için cari kart oluşturabilirken, şube kullanıcısı sadece kendi şubesine ait cari kart tanımlayabilecektir.
Cari Hesaplarda veri girişi yapılıp “Kaydet” butonuna basılmasıyla birlikte, ilgili cari hesap kaydedilmiş olmakta ve diğer tab’larda veri girişi yapılabilmesi sağlanmaktadır.
Hesap Ayarları; ilgili cari hesap için Alıcı ve/veya Tedarikçi olarak hangi alt hesapla eşleşme yapılacağı bu alandan seçilecektir. Hesap Ayarları tabı ilk açıldığında, sağ üst köşede yeni alt hesap eşleşmesi yapılabilmesi için “Yeni Ekle” butonu yer almakta olup, kaydedilmiş işlemlerin görüntülenebileceği Cari Kart-Hesap Eşleme listesi de yer almaktadır.
Ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Yeni Ekle” butonuna basılmasıyla birlikte veri girişinin yapılabilmesi için, “Yeni Kayıt” dialogbox’ı açılmaktadır.
Dialogbox üzerinde bulunan alanlar aşağıdaki gibidir:
Tanım: İlgili Cari hesap için tanımlanacak alt hesabın açıklama(tanım) bilgisini belirtmektedir.
Ana Hesap: Hesap Plan’ında tanımlanan ana hesap bilgileri listelenmektedir.
Alt Hesap: Seçilen Ana hesaba göre bu alan güncellenmektedir. Seçilen Ana Hesaba bağlı, hesap planında tanımlanan ve farklı cari için eşleştirme yapılmamış alt hesaplar gelmektedir.
Açılan ekran üzerinde hesap tanımlarının hemen altında Dekont Bilgisi alanı bulunmaktadır. Borç-Alacak Dekontu oluşturulabilmesi için borç-alacak dekontu oluşturulacak cari için cariye ait hesap eşleştirmelerinde dekont bilgisi seçimi yapılmalıdır.
Ekran üzerinde hem borç hem de alacak dekontu alanı aynı anda seçili olabilmektedir. Tek bir cari kart için birden fazla borç-alacak dekontu hesabı seçilebilmektedir.
İlgili eşleştirmenin tamamlanıp, “Kaydet” butonuna basılmasıyla birlikte ilgili kayıt, Cari Kart-Hesap Eşleme gridinde görüntülenmektedir.
Grid, Tanım / Ana Hesap / Alt Hesap / Döviz Birimi / Durum / Torba Hesap alanlarından oluşmaktadır. Grid üzerinden bir kayıt seçilmesiyle işlemler alanında Düzenle, Sil ve Aktife/Pasife Al işlemleri görüntülenecektir.
Grid üzerinden seçilen bir hesap tanımı aktif ise “Pasife Al”, pasif ise “Aktife Al” butonu görülecektir.
İlgili kaydın silinebilme koşulu; herhangi bir işlemde fiş hareketinin oluşmamış olmasıdır. İlgili hesaba ait o cari için oluşturulmuş herhangi bir fiş hareketi varsa ve kullanıcı silmek isterse, aşağıdaki uyarı mesajı verilmektedir:
İlgili hesap için muhasebe fiş hareketi bulunduğundan silemezsiniz.
Adres Ayarları; ilgili cariye ait, adres bilgilerinin tanımlandığı bölümdür.
Ekran ilk açıldığında, sağ üst köşede yeni adres bilgisi oluşturabilmek için “Yeni Adres” butonu yer almaktadır. Bu alanların altında ise kaydedilen işlemlerin görüntülendiği bölüm bulunmaktadır.
Ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Yeni Adres” butonuna basılmasıyla birlikte veri girişinin yapılabilmesi için, “Yeni Kayıt” dialogbox’ı açılmaktadır.
İlgili alanlarda veri girişi yapılıp “Kaydet” butonuna basılmasıyla birlikte, ilgili kayıt Adres Ayarlarında görüntülenmektedir. İlgili kayıt üzerinde “Silme” ve “Güncelleme” ikonları bulunmaktadır.
Banka Ayarları; ilgili Cari için Banka bilgisi bu alandan tanımlanmaktadır.
Ekran ilk açıldığında, sağ üst köşede yeni banka bilgisi tanımlayabilmek için “Yeni Ekle” butonu yer almaktadır. Bu alanın altında ise kaydedilen işlemlerin görüntülendiği bölüm bulunmaktadır.
Ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Yeni Ekle” butonuna basılmasıyla birlikte veri girişinin yapılabilmesi için, “Yeni Kayıt” dialogbox’ı açılmaktadır.
İlgili alanlarda veri girişi yapılıp “Kaydet” butonuna basılmasıyla birlikte, ilgili kayıt Banka Ayarlarında görüntülenmektedir. Kayıt üzerinde “Silme” ve “Güncelleme” ikonları bulunmaktadır.
İletişim Ayarları; ilgili cari kart için iletişime geçilecek kişiye ait bilgilerin kaydedildiği bölümdür.
Ekran ilk açıldığında, sağ üst köşede yeni banka bilgisi tanımlayabilmek için “Yeni Ekle” butonu yer almaktadır. Bu alanların altında ise kaydedilen işlemlerin görüntülendiği bölüm bulunmaktadır.
Ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Yeni Ekle” butonuna basılmasıyla birlikte veri girişinin yapılabilmesi için, “Yeni Kayıt” dialogboxı açılmaktadır.
İlgili alanlarda veri girişi yapılıp “Kaydet” butonuna basılmasıyla birlikte, ilgili kayıt İletişim Ayarlarında görüntülenmektedir. İlgili kayıt üzerinde “Silme” ve “Güncelleme” ikonları bulunmaktadır.
Hesap Bakiye Özeti; ilgili cari için eşleştirme yapılan alt hesaplar bazında bakiye takibinin yapılabilmesinin sağlandığı bölümdür.
İlgili cari için eşleştirme yapılan hesapların, borç, alacak ve toplam bakiye takibinin para birimi cinsinde raporlanabilmesi sağlanmaktadır. Cari ile ilgili Hesap Ayarları tabında yapılan eşleştirmeler bazında bakiye takibi yapılabilmektedir.
Kayıt işlemi tamamlanan işlemler, Cari Hesaplar gridinde görüntülenmektedir.
Grid üzerinde yer alan alanlar: Ad Soyad, TCKN/VKN, şube alanları, güncelleme, silme, ekstre görüntüleme ve kopyalama ikonları yer almaktadır.
Güncelleme : Tanımlı Cari hesabın güncellenebilmesi için bu icon kullanılmaktadır. Düzenle ikonuna tıklanması ile birlikte, tablar düzenle modunda açılmaktadır.
Silme : Tanımlanan Cari kartın silinebilmesi bu ikon ile sağlanmaktadır. Herhangi bir işlemde fiş hareketi oluşmuş bir Cari Hesap silinememektedir. Fiş hareketi oluşmamış fakat hesap ayarlarında alt hesap eşleştirmesi yapılan cari kartlar da silinememektedir- cari ile alt hesap eşleştirmesi iptal edilerek silinebilir.
Ekstreyi Görüntüle : Ekstreyi Görüntüle ikonuna tıklanmasıyla birlikte, cari hesapla ilgili cari hesap ekstresi açılmaktadır.
Kopyala : Kopyala ikonuna tıklanmasıyla birlikte grid üzerinde seçili cari kart bilgileri kopyalanarak yeni cari hesap kayıt ekranı açılmaktadır.
Borç Dekontu Ekle : Bu işlem butonuna tıklanmasıyla fiş hareketleri ekranına geçiş yapılacaktır. Açılan yeni fiş kaydı ekranında Fiş Tipi: Mahsup, Fiş Tarihi günün tarihi ve fiş açıklaması BORÇ DEKONTU-CARİ UNVANI olarak getirilecektir. Cariye tanımlı hesaplarda borç dekontu seçili olan hesap seçili olarak getirilmektedir.
Alacak Dekontu Ekle : Bu işlem butonuna tıklanmasıyla fiş hareketleri ekranına geçiş yapılacaktır. Açılan yeni fiş kaydı ekranında Fiş Tipi: Mahsup, Fiş Tarihi günün tarihi ve fiş açıklaması ALACAK DEKONTU-CARİ UNVANI olarak getirilecektir. Cariye tanımlı hesaplarda alacak dekontu seçili olan hesap seçili olarak getirilmektedir.