e-Defter Format Kılavuzu
1. Giriş
Bu doküman ePlatform Bulut Bilişim A.Ş. tarafından geliştirilmiş olan e-Defter çözümüne ait “Veri Format Dokümanı”nı içermektedir.
2. Veri Kaynağı ve Formatı
Bu başlık altında mükellef firmanın ePlatform uygulamasını kullanabilmek için kullanmakta olduğu 3. parti muhasebe / ERP programınca üretilmesi gerekli ham veri çıktısına (formatlı yevmiye kayıtlarına) ilişkin genel çerçeve belirtilmektedir.
e-Defter uygulamasınca üretilecek XML çıktılarında yer alan bilgilerin tümü müşteri firma kullanıcısı tarafından sisteme yüklenen (sıkıştırılmış zip dosyası içerisindeki) txt dosyasında yer almayarak müşteri firmaya ilişkin bir takım detay bilgiler (Firmanın muhasebecisine ait detay bilgiler vb.) ePlatform uygulamasına ait veritabanı üzerinde müşteri firma hesabı ile ilişkilendirilerek saklanacaktır. Uygulama veritabanında saklanacak ve 3.parti yazılım çıktısı üzerinden alınacak bilgilerin detayları bu dokümanın 2.1. Ham Veri (Yevmiye) Formatı ve 2.2. Sistem Veritabanında Saklanacak Müşteri Firma Bilgileri başlıklarında açıklanmıştır.
2.1. Ham Veri (Yevmiye) Formatı
3. parti muhasebe / ERP yazılımınca üretilecek çıktı dosyası .txt (text/metin dosyası) formatında olup, içeriğinde yer alan bilgiler sekmeyle ayrılmış (tab-delimited) formatta olmalıdır. İlgili dosya son aşamada ePlatform’a özellikle büyük boyutlu muhtemel çıktılarda performans artışı sağlamak amacıyla ZIP dosyası olarak yüklenecektir. İlgili .txt dosyası manuel olarak müşteri firma kullanıcısı tarafından sıkıştırılabileceği gibi ilgili yazılım tarafından da bu formatta üretilebilir.
3. parti muhasebe / ERP yazılımınca üretilecek yevmiye çıktı dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı’nca yayınlanan teknik kılavuzlarda bahsedilen aşağıdaki alanları kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır.
Yevmiye defteri ham veri çıktısı içerik itibariyle “e-Defter XBRL-GL Genel Açıklamalar.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:
| No | Eleman Adı | Eleman Etiketi | Türkçe Etiketi |
| 1 | fiscalYearStart | Fiscal Year Start | Hesap Dönemi Başlangıcı |
| 2 | fiscalYearEnd | Fiscal Year End | Hesap Dönemi Sonu |
“e-Defter XBRL-GL Yevmiye Defteri Kılavuzu.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:
| No | Eleman Adı | Eleman Etiketi | Türkçe Etiketi |
| 1 | enteredBy | Entry Creator | Girişi Yapan Kişi |
| 2 | enteredDate | Entry Date | Kayıt Tarihi |
| 3 | entryNumber | Entry Identifier | Kayıt Tanıtıcısı |
| 4 | entryComment | Entry Description | Kayıt Açıklaması |
| 5 | batchID | Batch ID for Entry Group | Şube No |
| 6 | batchDescription | Batch Description | Şube Adı |
| 7 | totalDebit | Total Debits | Toplam Borç |
| 8 | totalCredit | Total Credits | Toplam Alacak |
| 9 | entryNumberCounter | Entry Number Counter | Yemiye Madde Numrası |
| 10 | lineNumber | Line Number | Satır Numarası |
| 11 | lineNumberCounter | Line Number Counter | Yevmiye Madde Numarası |
| 12 | accountMainID | Main Account Number | Ana Hesap Numarası |
| 13 | accountMainDescription | Main Account Description | Ana Hesap Tanımlaması |
| 14 | accountSubDescription | Subaccount Description | Alt Hesap Tanımı |
| 15 | accountSubID | Subaccount | Alt Hesap |
| 16 | amount | Monetary Amount | Parasal Tutar |
| 17 | debitCreditCode | Debit / Credit Identifier | Borç / Alacak Tanımlayıcısı |
| 18 | postingDate | Posting Date | Yevmiye Tarihi |
| 19 | documentType | Document Type | Belge Tipi |
| 20 | documentTypeDescription | Document Type Description | Belge Tipi Tanımlaması |
| 21 | documentNumber | Document Number | Belge Numarası |
| 22 | documentReference | Document Reference | Belge Referansı |
| 23 | documentDate | Document Date | Belge Tarihi |
| 24 | paymentMethod | Payment Method | Ödeme Yöntemi |
| 25 | detailComment | Description | Açıklama |
alanlarına ilişkin veri içermelidir.
Bunlara ek olarak gerekli olduğu durumlarda yine “e-Defter XBRL-GL Yevmiye Defteri Kılavuzu.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:
| No | Eleman Adı | Eleman Etiketi | Türkçe Etiketi |
| 1 | amountCurrency | Currency | Para Birimi |
| 2 | amountOriginalExchangeRateDate | Original Exchange Rate Date | Orijinal Döviz Kuru Tarihi |
| 3 | amountOriginalAmount | Amount in Original Currency | Orijinal Para Birimi Miktarı |
| 4 | amountOriginalCurrency | Original Currency | Orijinal Para Birimi |
| 5 | amountOriginalExchangeRate | Original Exchange Rate | Orijinal Döviz Kuru |
| 6 | amountOriginalExchangeRateSource | Original Exchange Rate Source | Orijinal Döviz Kuru Kaynağı |
| 7 | amountOriginalExchangeRateComment | Original Exchange Rate Comment | Orijinal Döviz Kuru Açıklaması |
| 8 | measurableCode | Measurable Code | Ölçülebilir kod |
| 9 | measurableCodeDescription | Measurable Code Description | Ölçülebilir Kod Tanımı |
| 10 | measurableQuantity | Quantity | Miktar |
| 11 | measurableQualifier | Qualifier | Niteleyici |
| 12 | measurableUnitOfMeasure | Unit of Measure | Ölçü birimi |
| 13 | measurableCostPerUnit | Per Unit Cost/Price | Birim başı maliyet/fiyat |
2.1.1. TXT Dosya Yapısı
3.parti sistemce yevmiye defterine ilişkin üretilecek olan “txt”dosyanın yapısı şu şekilde olmalıdır:
(1. Satır) Dosya İçeriği Göstergesi, Genel Tarih, Şube Tanımlaması ve Firma Tanımlayıcısı
(2. Satırdan İtibaren .. ) İlgili Döneme Ait Spesifik Yevmiye Fişi (Gün) Tanımlaması (Tekrar Eden Alan)
(3. Satırdan İtibaren .. ) İlgili Tarihe (Güne) Ait Yevmiye Kayıtları (Tekrar Eden Alan)
İlgili .txt dosyası üretilirken uyulması gereken format kuralları aşağıda detaylı olarak belirtilmiştir.
1. Sistemce üretilecek dokümanın ilk satırında:
Y # fiscalYearStart # fiscalYearEnd # batchID # EntityIdentifierifadesi yer almalıdır. Bu ifadede yer alan “#“ işareti sadece ifadeyi görselleştirmek amacıyla kullanılmış olup, 3. parti muhasebe yazılımı tarafından üretilecek çıktıda uygulanması gereken sekme (tab) alanlarını ifade etmektedir.
İlgili ifadenin açılımı şu şekildedir:
Döküman Tip Bilgisi (Yevmiye defteri için “Y”) # GİB formatında Hesap Dönemi Başlangıcı Tarihi # GİB formatında Hesap Dönemi Sonu Tarihi # GİB formatında Şube Numarası # VKN/TCKN Numarası2. Üretilen dokümanın ikinci satırından itibaren üretilecek yevmiye fişi için:
H # enteredBy # enteredDate # entryNumber # entryComment # totalDebit # totalCredit # entryNumberCounterifadesi yer almalıdır. İlgili ifadenin açılımı şu şekildedir:
Header Bilgisi (Doğrudan “H” harfi ile belirtilecektir.) # GİB formatında Girişi Yapan Kişi Bilgisi # GİB formatında Kayıt Tarihi Bilgisi # GİB formatında Kayıt Tanıtıcısı Bilgisi # GİB formatında Kayıt Açıklaması # GİB formatında Toplam Borç Bilgisi # GİB formatında Toplam Alacak Bilgisi # GİB formatında Yevmiye Madde Numarası3. Her yevmiye fişine bağlı N adet yevmiye kaydı için aşağıdaki ifade her yeni satıra eklenmelidir:
lineNumber # lineNumberCounter # accountMainID # accountMainDescription # accountSubDescription # accountSubID # amount # debitCreditCode # postingDate # documentType # documentTypeDescription # documentNumber # documentReference # documentDate # paymentMethod # detailComment # amountCurrency # amountOriginalExchangeRateDate # amountOriginalAmount # amountOriginalCurrency # amountOriginalExchangeRate # amountOriginalExchangeRateSource # amountOriginalExchangeRateComment # measurableCode # measurableCodeDescription # measurableQuantity # measurableQualifier # measurableUnitOfMeasure # measurableCostPerUnitifadesi yer almalıdır.
Bu tabloda belirtilen çoklu döviz (multi currency) alanları ile ölçü(measurable) alanları koşullu seçimlidir.
İlgili ifadenin açılımı şu şekildedir:
GİB formatında Satır Numarası # GİB formatında Yevmiye Madde Numarası # GİB formatında Ana Hesap Numarası # GİB formatında Ana Hesap Tanımlaması # GİB formatında Alt Hesap Tanımı # GİB formatında Alt Hesap # GİB formatında Parasal Tutar # GİB formatında Borç/Alacak Tanımlayıcısı # GİB formatında Yevmiye Tarihi # GİB formatında Belge Tipi # GİB formatında Belge Tipi Tanımlaması # GİB formatında Belge Numarası # GİB formatında Belge Referansı # GİB formatında Belge Tarihi # GİB formatında Ödeme Yöntemi # GİB formatında Açıklama # GİB formatında Para Birimi # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru Tarihi # GİB formatında Orijinal Para Birimi Miktarı # GİB formatında Orijinal Para Birimi # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru Kaynağı # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru Açıklaması # GİB formatında Ölçülebilir Kod # GİB formatında Ölçülebilir Kod Tanımı # GİB formatında Miktar # GİB formatında Niteleyici # GİB formatında Ölçü Birimi # GİB formatında Birim Başı Maliyet/Fiyatİlk 16 karaktere kadar, üretilen çıktıda ilgili veri alanı için herhangi bir veri bulunmasa dahi ilgili alan için için bir sekme (tab) karakteri uygulanması gerektiği unutulmamalıdır. İlk 16 karakterden sonraki alanlar için zorunluluk bulunmadığı için bu alanlar dolu ise kontrolü ve kullanımı sağlanmaktadır. Eğer dövizli alanlar eklenmek istenirse 17-23 numaralı alanlarda bulunan bilgiler uygun olarak doldurulmalıdır. Eğer ölçü alanları eklenmek istenirse, 24-29 numaralı alanlarda bulunan bilgiler uygun olarak doldurulmalıdır. Ölçü alanların bulunduğu ancak dövizli alanların bulunmadığı durumlarda, dövizli alanlara ait 17-23 numaralı alanlar tab ile boş geçilerek ilerlenmelidir.
Uyarı
ERP / muhasebe sistemince üretilecek verilerin Gelir İdaresi Başkanlığı’nca ilan edilen ilgili kılavuzlarda yer alan kurallara uygun olarak üretilmesi gerekmektedir. Örneğin; yukarıdaki formatta yer alan “GİB formatında Belge Tipi” alanının formatı konusunda GİB tarafından ilan edilen “e-Defter XBRL-GL Yevmiye Defteri Kılavuzu.pdf” dosyasındaki “3.10.7 documentType” başlığı incelenmeli ve veriler bu şekilde hazırlanmalıdır. Aksi takdirde üretilen veriler ePlatform üzerinde gerçekleştirilen şema ve şematron kontrollerinden geçemeyerek GİB’e gönderimi sağlanamayacaktır.
Üretilen çıktıda, ilk 16 tablık kısımda ilgili veri alanı için herhangi bir veri bulunmasa dahi ilgili alan için bir sekme (tab) karakteri uygulanması gerektiği unutulmamalıdır.
Sistemce üretilmesi gereken .txt dosyasındaki alanları içeren örnek .txt etiket dosyası “Cikti_Yevmiye_Etiket_Bilgisi.txt” ve örnek veri çıktısı “Cikti_Yevmiye_Ornek_Veri.txt” ekte bu dokümana ilave olarak iletilmiştir.
ePlatform e-Defter uygulamasında e-defterin DefaultCurrency değeri her zaman TRY olarak eklenmektedir. Bunun yanında, farklı parabirimi ile yapılan işlemlerin kaydı için YPB alanları kullanılmaktadır. Yabancı parabirimli işlemleri içeren e-defterin ilgili alanlarını oluşturmaya dair kullanım örnekleri için GİB tarafından yayınlanan “e-DefterUygulamaKilavuzu_(V_1.6)” incelenmelidir. Ancak, defterin ana para birimi Türk Lirası’ndan farklı bir para birimi olan firmaların çalışmaya başlamadan önce bu bilgiyi ePlatform ile paylaşması gerekmektedir.
2.2. Sistem Veritabanında Saklanacak Müşteri Firma Bilgileri
Bu bilgilere ek olarak ePlatform üzerinde müşteri firmaya ilişkin olarak saklanacak bilgiler aşağıda belirtilmiştir. Bu bilgiler ilgili muhasebe / ERP yazılımca üretilmeyecek olup sadece mükellef tarafından ePlatform’un kurulumu esnasında aktarılması gereken bilgiler hakkında bir bilgilendirme yapmak amacıyla belirtilmiştir.
ePlatform sistemi üzerine “e-Defter XBRL-GL Genel Açıklamalar.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:
| No | Eleman Adı | Eleman Etiketi | Türkçe Etiketi |
| 1 | phoneNumberDescription | Entity Phone Number Description | İşletme Telefon Numarası Tanımlaması |
| 2 | entityPhoneNumber | Entity Phone Number | İşletme Telefon Numarası |
| 3 | entityFaxNumber | Entity Fax Number Structure | İşletme Faks Numarası Yapısı |
| 4 | entityEmailAddress | Entity Email Address | İşletme E-Posta Adresi |
| 5 | organizationIdentifier | Organization Identifier | Kurum Tanımlayıcısı |
| 6 | organizationDescription | Organization Description | Kurum Açıklaması |
| 7 | organizationBuildingNumber | Building Number | Bina / Kapı Numarası |
| 8 | organizationAddressStreet | Street | Cadde |
| 9 | organizationAddressStreet2 | Address Detail | Adres Detayı |
| 10 | organizationAddressCity | City | Şehir |
| 11 | organizationAddressZipOrPostalCode | Zip or Postal Code | Posta Kodu |
| 12 | organizationAddressCountry | Country | Ülke |
| 13 | entityWebSiteURL | Web Site URL | Web Sitesi Adresi |
| 14 | businessDescription | Business Description | İşletme Tanımlaması |
| 15 | accountantName | Accountant Name | SM/SMMM/YMM Adı |
| 16 | accountantBuildingNumber | Building Number | SM/SMM/YMM Bina Numarası |
| 17 | accountantStreet | Street | SM/SMMM/YMM Cadde |
| 18 | accountantAddressStreet2 | Address Detail | SM/SMMM/YMM Adres Detayı |
| 19 | accountantCity | City | SM/SMMM/YMM Şehir |
| 20 | accountantCountry | Country | SM/SMMM/YMM Ülke |
| 21 | accountantZipOrPostalCode | Zip or Postal Code | SM/SMMM/YMM Posta Kodu |
| 22 | accountantEngagementTypeDescription | Type of Engagement Description | SM/SMMM/YMM Sözleşme Tipi Açıklaması |
| 23 | accountantContactPhoneNumberDescription | Accountant Contact Phone Number Description | SM/SMMM/YMM İrtibat Telefon Numarası Tanımlaması |
| 24 | accountantContactPhoneNumber | Accountant Contact Phone Number | SM/SMMM/YMM İrtibat Telefon Numarası |
| 25 | accountantContactFaxNumber | Accountant Contact Fax Number | SM/SMMM/YMM İrtibat Faks Numarası |
| 26 | accountantContactEmailAddress | Accountant Contact Email Address | SM/SMMM/YMM İrtibat E-Posta Adresi |
bilgileri aktarılacaktır.
Bu alanlara ek olarak yine “e-Defter XBRL-GL Genel Açıklamalar.pdf” dosyasında belirtilen ve sistem tarafından üretilen her dosyada bulunması gereken “documentInfo” ve genel tanımlama bilgileri ise şu şekildedir:
| No | Eleman Adı | Eleman Etiketi | Türkçe Etiketi |
| 1 | entriesType | Document Type | Doküman Tipi |
| 2 | uniqueID | Audit Number | Kontrol Numarası |
| 3 | language | Language | Dil |
| 4 | creationDate | Creation Date | Oluşturma Tarihi |
| 5 | creator | Creator | Oluşturan |
| 6 | entriesComment | Document Comment | Doküman Açıklaması |
| 7 | periodCoveredStart | Period Covered Start | Dönem Başlangıcı |
| 8 | periodCoveredEnd | Period Covered End | Dönem Sonu |
| 9 | sourceApplication | Source Application | Kaynak Uygulama |
e-Defter portalı tarafından üretilen her defter ve berat çıktısında yer alması gereken ek tanımlamalar şu şekildedir:
| No | Eleman Adı |
| 1 | identifier |
| 2 | instant |
| 3 | measure (try) |
| 4 | measure (countable) |
3. Doküman Ekleri
Cikti_Yevmiye_Etiket_Bilgisi.txtCikti_Yevmiye_Ornek_Veri.txt