e-Defter Format Kılavuzu

1. Giriş

Bu doküman ePlatform Bulut Bilişim A.Ş. tarafından geliştirilmiş olan e-Defter çözümüne ait “Veri Format Dokümanı”nı içermektedir.

2. Veri Kaynağı ve Formatı

Bu başlık altında mükellef firmanın ePlatform uygulamasını kullanabilmek için kullanmakta olduğu 3. parti muhasebe / ERP programınca üretilmesi gerekli ham veri çıktısına (formatlı yevmiye kayıtlarına) ilişkin genel çerçeve belirtilmektedir.

e-Defter uygulamasınca üretilecek XML çıktılarında yer alan bilgilerin tümü müşteri firma kullanıcısı tarafından sisteme yüklenen (sıkıştırılmış zip dosyası içerisindeki) txt dosyasında yer almayarak müşteri firmaya ilişkin bir takım detay bilgiler (Firmanın muhasebecisine ait detay bilgiler vb.) ePlatform uygulamasına ait veritabanı üzerinde müşteri firma hesabı ile ilişkilendirilerek saklanacaktır. Uygulama veritabanında saklanacak ve 3.parti yazılım çıktısı üzerinden alınacak bilgilerin detayları bu dokümanın 2.1. Ham Veri (Yevmiye) Formatı ve 2.2. Sistem Veritabanında Saklanacak Müşteri Firma Bilgileri başlıklarında açıklanmıştır.

2.1. Ham Veri (Yevmiye) Formatı

3. parti muhasebe / ERP yazılımınca üretilecek çıktı dosyası .txt (text/metin dosyası) formatında olup, içeriğinde yer alan bilgiler sekmeyle ayrılmış (tab-delimited) formatta olmalıdır. İlgili dosya son aşamada ePlatform’a özellikle büyük boyutlu muhtemel çıktılarda performans artışı sağlamak amacıyla ZIP dosyası olarak yüklenecektir. İlgili .txt dosyası manuel olarak müşteri firma kullanıcısı tarafından sıkıştırılabileceği gibi ilgili yazılım tarafından da bu formatta üretilebilir.

3. parti muhasebe / ERP yazılımınca üretilecek yevmiye çıktı dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı’nca yayınlanan teknik kılavuzlarda bahsedilen aşağıdaki alanları kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır.

Yevmiye defteri ham veri çıktısı içerik itibariyle “e-Defter XBRL-GL Genel Açıklamalar.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:

No Eleman Adı Eleman Etiketi Türkçe Etiketi
1 fiscalYearStart Fiscal Year Start Hesap Dönemi Başlangıcı
2 fiscalYearEnd Fiscal Year End Hesap Dönemi Sonu

“e-Defter XBRL-GL Yevmiye Defteri Kılavuzu.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:

No Eleman Adı Eleman Etiketi Türkçe Etiketi
1 enteredBy Entry Creator Girişi Yapan Kişi
2 enteredDate Entry Date Kayıt Tarihi
3 entryNumber Entry Identifier Kayıt Tanıtıcısı
4 entryComment Entry Description Kayıt Açıklaması
5 batchID Batch ID for Entry Group Şube No
6 batchDescription Batch Description Şube Adı
7 totalDebit Total Debits Toplam Borç
8 totalCredit Total Credits Toplam Alacak
9 entryNumberCounter Entry Number Counter Yemiye Madde Numrası
10 lineNumber Line Number Satır Numarası
11 lineNumberCounter Line Number Counter Yevmiye Madde Numarası
12 accountMainID Main Account Number Ana Hesap Numarası
13 accountMainDescription Main Account Description Ana Hesap Tanımlaması
14 accountSubDescription Subaccount Description Alt Hesap Tanımı
15 accountSubID Subaccount Alt Hesap
16 amount Monetary Amount Parasal Tutar
17 debitCreditCode Debit / Credit Identifier Borç / Alacak Tanımlayıcısı
18 postingDate Posting Date Yevmiye Tarihi
19 documentType Document Type Belge Tipi
20 documentTypeDescription Document Type Description Belge Tipi Tanımlaması
21 documentNumber Document Number Belge Numarası
22 documentReference Document Reference Belge Referansı
23 documentDate Document Date Belge Tarihi
24 paymentMethod Payment Method Ödeme Yöntemi
25 detailComment Description Açıklama

alanlarına ilişkin veri içermelidir.

Bunlara ek olarak gerekli olduğu durumlarda yine “e-Defter XBRL-GL Yevmiye Defteri Kılavuzu.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:

No Eleman Adı Eleman Etiketi Türkçe Etiketi
1 amountCurrency Currency Para Birimi
2 amountOriginalExchangeRateDate Original Exchange Rate Date Orijinal Döviz Kuru Tarihi
3 amountOriginalAmount Amount in Original Currency Orijinal Para Birimi Miktarı
4 amountOriginalCurrency Original Currency Orijinal Para Birimi
5 amountOriginalExchangeRate Original Exchange Rate Orijinal Döviz Kuru
6 amountOriginalExchangeRateSource Original Exchange Rate Source Orijinal Döviz Kuru Kaynağı
7 amountOriginalExchangeRateComment Original Exchange Rate Comment Orijinal Döviz Kuru Açıklaması
8 measurableCode Measurable Code Ölçülebilir kod
9 measurableCodeDescription Measurable Code Description Ölçülebilir Kod Tanımı
10 measurableQuantity Quantity Miktar
11 measurableQualifier Qualifier Niteleyici
12 measurableUnitOfMeasure Unit of Measure Ölçü birimi
13 measurableCostPerUnit Per Unit Cost/Price Birim başı maliyet/fiyat

2.1.1. TXT Dosya Yapısı

3.parti sistemce yevmiye defterine ilişkin üretilecek olan “txt”dosyanın yapısı şu şekilde olmalıdır:

  • (1. Satır) Dosya İçeriği Göstergesi, Genel Tarih, Şube Tanımlaması ve Firma Tanımlayıcısı

  • (2. Satırdan İtibaren .. ) İlgili Döneme Ait Spesifik Yevmiye Fişi (Gün) Tanımlaması (Tekrar Eden Alan)

  • (3. Satırdan İtibaren .. ) İlgili Tarihe (Güne) Ait Yevmiye Kayıtları (Tekrar Eden Alan)

İlgili .txt dosyası üretilirken uyulması gereken format kuralları aşağıda detaylı olarak belirtilmiştir.

1. Sistemce üretilecek dokümanın ilk satırında:

Y # fiscalYearStart # fiscalYearEnd # batchID # EntityIdentifier

ifadesi yer almalıdır. Bu ifadede yer alan “#“ işareti sadece ifadeyi görselleştirmek amacıyla kullanılmış olup, 3. parti muhasebe yazılımı tarafından üretilecek çıktıda uygulanması gereken sekme (tab) alanlarını ifade etmektedir.

İlgili ifadenin açılımı şu şekildedir:

Döküman Tip Bilgisi (Yevmiye defteri için “Y”) # GİB formatında Hesap Dönemi Başlangıcı Tarihi # GİB formatında Hesap Dönemi Sonu Tarihi # GİB formatında Şube Numarası # VKN/TCKN Numarası

2. Üretilen dokümanın ikinci satırından itibaren üretilecek yevmiye fişi için:

H # enteredBy # enteredDate # entryNumber # entryComment # totalDebit # totalCredit # entryNumberCounter

ifadesi yer almalıdır. İlgili ifadenin açılımı şu şekildedir:

Header Bilgisi (Doğrudan “H” harfi ile belirtilecektir.) # GİB formatında Girişi Yapan Kişi Bilgisi # GİB formatında Kayıt Tarihi Bilgisi # GİB formatında Kayıt Tanıtıcısı Bilgisi # GİB formatında Kayıt Açıklaması # GİB formatında Toplam Borç Bilgisi # GİB formatında Toplam Alacak Bilgisi # GİB formatında Yevmiye Madde Numarası

3. Her yevmiye fişine bağlı N adet yevmiye kaydı için aşağıdaki ifade her yeni satıra eklenmelidir:

lineNumber # lineNumberCounter # accountMainID # accountMainDescription # accountSubDescription # accountSubID # amount # debitCreditCode # postingDate # documentType # documentTypeDescription # documentNumber # documentReference # documentDate # paymentMethod # detailComment # amountCurrency # amountOriginalExchangeRateDate # amountOriginalAmount # amountOriginalCurrency # amountOriginalExchangeRate # amountOriginalExchangeRateSource # amountOriginalExchangeRateComment # measurableCode # measurableCodeDescription # measurableQuantity # measurableQualifier # measurableUnitOfMeasure # measurableCostPerUnit

ifadesi yer almalıdır.

Bu tabloda belirtilen çoklu döviz (multi currency) alanları ile ölçü(measurable) alanları koşullu seçimlidir.

İlgili ifadenin açılımı şu şekildedir:

GİB formatında Satır Numarası # GİB formatında Yevmiye Madde Numarası # GİB formatında Ana Hesap Numarası # GİB formatında Ana Hesap Tanımlaması # GİB formatında Alt Hesap Tanımı # GİB formatında Alt Hesap # GİB formatında Parasal Tutar # GİB formatında Borç/Alacak Tanımlayıcısı # GİB formatında Yevmiye Tarihi # GİB formatında Belge Tipi # GİB formatında Belge Tipi Tanımlaması # GİB formatında Belge Numarası # GİB formatında Belge Referansı # GİB formatında Belge Tarihi # GİB formatında Ödeme Yöntemi # GİB formatında Açıklama # GİB formatında Para Birimi # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru Tarihi # GİB formatında Orijinal Para Birimi Miktarı # GİB formatında Orijinal Para Birimi # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru Kaynağı # GİB formatında Orijinal Döviz Kuru Açıklaması # GİB formatında Ölçülebilir Kod # GİB formatında Ölçülebilir Kod Tanımı # GİB formatında Miktar # GİB formatında Niteleyici # GİB formatında Ölçü Birimi # GİB formatında Birim Başı Maliyet/Fiyat

İlk 16 karaktere kadar, üretilen çıktıda ilgili veri alanı için herhangi bir veri bulunmasa dahi ilgili alan için için bir sekme (tab) karakteri uygulanması gerektiği unutulmamalıdır. İlk 16 karakterden sonraki alanlar için zorunluluk bulunmadığı için bu alanlar dolu ise kontrolü ve kullanımı sağlanmaktadır. Eğer dövizli alanlar eklenmek istenirse 17-23 numaralı alanlarda bulunan bilgiler uygun olarak doldurulmalıdır. Eğer ölçü alanları eklenmek istenirse, 24-29 numaralı alanlarda bulunan bilgiler uygun olarak doldurulmalıdır. Ölçü alanların bulunduğu ancak dövizli alanların bulunmadığı durumlarda, dövizli alanlara ait 17-23 numaralı alanlar tab ile boş geçilerek ilerlenmelidir.

Uyarı

ERP / muhasebe sistemince üretilecek verilerin Gelir İdaresi Başkanlığı’nca ilan edilen ilgili kılavuzlarda yer alan kurallara uygun olarak üretilmesi gerekmektedir. Örneğin; yukarıdaki formatta yer alan “GİB formatında Belge Tipi” alanının formatı konusunda GİB tarafından ilan edilen “e-Defter XBRL-GL Yevmiye Defteri Kılavuzu.pdf” dosyasındaki “3.10.7 documentType” başlığı incelenmeli ve veriler bu şekilde hazırlanmalıdır. Aksi takdirde üretilen veriler ePlatform üzerinde gerçekleştirilen şema ve şematron kontrollerinden geçemeyerek GİB’e gönderimi sağlanamayacaktır.

Üretilen çıktıda, ilk 16 tablık kısımda ilgili veri alanı için herhangi bir veri bulunmasa dahi ilgili alan için bir sekme (tab) karakteri uygulanması gerektiği unutulmamalıdır.

Sistemce üretilmesi gereken .txt dosyasındaki alanları içeren örnek .txt etiket dosyası “Cikti_Yevmiye_Etiket_Bilgisi.txt” ve örnek veri çıktısı “Cikti_Yevmiye_Ornek_Veri.txt” ekte bu dokümana ilave olarak iletilmiştir.

ePlatform e-Defter uygulamasında e-defterin DefaultCurrency değeri her zaman TRY olarak eklenmektedir. Bunun yanında, farklı parabirimi ile yapılan işlemlerin kaydı için YPB alanları kullanılmaktadır. Yabancı parabirimli işlemleri içeren e-defterin ilgili alanlarını oluşturmaya dair kullanım örnekleri için GİB tarafından yayınlanan “e-DefterUygulamaKilavuzu_(V_1.6)” incelenmelidir. Ancak, defterin ana para birimi Türk Lirası’ndan farklı bir para birimi olan firmaların çalışmaya başlamadan önce bu bilgiyi ePlatform ile paylaşması gerekmektedir.

2.2. Sistem Veritabanında Saklanacak Müşteri Firma Bilgileri

Bu bilgilere ek olarak ePlatform üzerinde müşteri firmaya ilişkin olarak saklanacak bilgiler aşağıda belirtilmiştir. Bu bilgiler ilgili muhasebe / ERP yazılımca üretilmeyecek olup sadece mükellef tarafından ePlatform’un kurulumu esnasında aktarılması gereken bilgiler hakkında bir bilgilendirme yapmak amacıyla belirtilmiştir.

ePlatform sistemi üzerine “e-Defter XBRL-GL Genel Açıklamalar.pdf” dosyasında belirtilen alanlardan:

No Eleman Adı Eleman Etiketi Türkçe Etiketi
1 phoneNumberDescription Entity Phone Number Description İşletme Telefon Numarası Tanımlaması
2 entityPhoneNumber Entity Phone Number İşletme Telefon Numarası
3 entityFaxNumber Entity Fax Number Structure İşletme Faks Numarası Yapısı
4 entityEmailAddress Entity Email Address İşletme E-Posta Adresi
5 organizationIdentifier Organization Identifier Kurum Tanımlayıcısı
6 organizationDescription Organization Description Kurum Açıklaması
7 organizationBuildingNumber Building Number Bina / Kapı Numarası
8 organizationAddressStreet Street Cadde
9 organizationAddressStreet2 Address Detail Adres Detayı
10 organizationAddressCity City Şehir
11 organizationAddressZipOrPostalCode Zip or Postal Code Posta Kodu
12 organizationAddressCountry Country Ülke
13 entityWebSiteURL Web Site URL Web Sitesi Adresi
14 businessDescription Business Description İşletme Tanımlaması
15 accountantName Accountant Name SM/SMMM/YMM Adı
16 accountantBuildingNumber Building Number SM/SMM/YMM Bina Numarası
17 accountantStreet Street SM/SMMM/YMM Cadde
18 accountantAddressStreet2 Address Detail SM/SMMM/YMM Adres Detayı
19 accountantCity City SM/SMMM/YMM Şehir
20 accountantCountry Country SM/SMMM/YMM Ülke
21 accountantZipOrPostalCode Zip or Postal Code SM/SMMM/YMM Posta Kodu
22 accountantEngagementTypeDescription Type of Engagement Description SM/SMMM/YMM Sözleşme Tipi Açıklaması
23 accountantContactPhoneNumberDescription Accountant Contact Phone Number Description SM/SMMM/YMM İrtibat Telefon Numarası Tanımlaması
24 accountantContactPhoneNumber Accountant Contact Phone Number SM/SMMM/YMM İrtibat Telefon Numarası
25 accountantContactFaxNumber Accountant Contact Fax Number SM/SMMM/YMM İrtibat Faks Numarası
26 accountantContactEmailAddress Accountant Contact Email Address SM/SMMM/YMM İrtibat E-Posta Adresi

bilgileri aktarılacaktır.

Bu alanlara ek olarak yine “e-Defter XBRL-GL Genel Açıklamalar.pdf” dosyasında belirtilen ve sistem tarafından üretilen her dosyada bulunması gereken “documentInfo” ve genel tanımlama bilgileri ise şu şekildedir:

No Eleman Adı Eleman Etiketi Türkçe Etiketi
1 entriesType Document Type Doküman Tipi
2 uniqueID Audit Number Kontrol Numarası
3 language Language Dil
4 creationDate Creation Date Oluşturma Tarihi
5 creator Creator Oluşturan
6 entriesComment Document Comment Doküman Açıklaması
7 periodCoveredStart Period Covered Start Dönem Başlangıcı
8 periodCoveredEnd Period Covered End Dönem Sonu
9 sourceApplication Source Application Kaynak Uygulama

e-Defter portalı tarafından üretilen her defter ve berat çıktısında yer alması gereken ek tanımlamalar şu şekildedir:

No Eleman Adı
1 identifier
2 instant
3 measure (try)
4 measure (countable)