Liste
Sistemde yüklenen dosyalar ve bunlar üzerinden oluşturulan e-Defter dosyalarının liste halinde gösterildiği ekrandır.
Yüklenen dosyalar Ay, Yevmiye Başlangıç ve Bitiş Tarihleri ve Durum bilgileri ile listelenir. Liste üzerinde bir satırın seçilmesi durumunda İşlemler kısmında o defter parçası için yapılabilecek işlemler görüntülenmektedir.
İşlemler kısmında, defter parçasının, yüklenmesi sırasında, “İşlem Durumu” düğmesine basıldığında işlem adımlarını ve anlık durumu gösteren pencere açılır.
Eğer yüklenen dosyada herhangi bir sorun olursa ve hata alınırsa, ilgili defter satırında “Durum” kolonu değeri “Hata aldı”ya dönüşür ve “İşlem Durumu” düğmesi yerine “Hata Detayı” düğmesi gelir.
Bu düğmeye basıldığında hata nedeninin gösterildiği ekran getirilir.
Eğer işlem başarıyla tamamlanırsa, ilgili defter satırında “Durum” kolonu değeri “İmza Bekleniyor” olarak güncellenir.
İşlemler kısmında “İmzala” düğmesi getirilir. İmzalamak için “Turkcell e-Şirket İmza Uygulaması” ‘nın açılması gerekmektedir.
Kullanılan “Mali Mühür seçilir” ve şifresi girilir. Daha sonra “İmzala” butonuna tıklanılarak işlem gerçekleştirilir. İşlemler başarılıyla gerçekleştikten sonra aşağıdaki ekranda gösterilen bilgi mesajı verilmektedir ve belgenin durumu “Berat Oluşturma Bekleniyor” haline gelmektedir.
Sonrasında “Beratları Oluştur” butonuna tıklanılarak berat oluşturma işleme gerçekleştirilmektedir.
Aşağıdaki ekranda oluşturulan uyarı mesajı gösterilmektedir. “Evet” butonuna tıklanılarak işlem gerçekleştirilir.
İşlemler başarılıya gerçekleştirildikten sonra belgenin durumu “GiB’e Gönderilmeyi Bekliyor” durumuna gelmektedir.
Parçalı e-Defter Yüklemesi
Parçalı defter yüklemesinde tüm aya ait defterler yüklenmelidir. Eksik yükleme yapıldığı zaman aşağıdaki uyarı mesajı verilmektedir.
NOT: Parçalı defter yükleme işlemi gerçekleştirilirken “Beratları İmzala” butonuna tıklanıldığında bütün beratlar imzalanır.
Bu aşamada Portal’de Liste ekranında e-Defterin Durumu “GİB’e Gönderim Bekliyor” hale gelmiştir. “İşlemler” kısmında bulunan “Detay” seçeneğine tıklandığında açılan ekranda oluşturulmuş olan tüm defter parçaları listelenmektedir. Bu ekranda Toplam Borç ve Alacak, İlk ve Son Yevmiye Madde Numaraları, İlk ve Son Yevmiye Satır Numaraları ve defter parçasına ait dönem bilgileri gösteririlir. Listenin sol tarafında bulunan “…” düğmesi ile defter parçasına ait “Yevmiye”, “Kebir” ve 1 Ocak 2020 tarihi ile oluşturulup GİB’e iletilmesi zorunlu olan “Defter Raporu” önizlenebilmektedir.
Sağ üst köşede bulunan “İndir” düğmesi ile oluşturulmuş olan dosyalar indirilir.
Herbir dosyanın satırında sağ tarafında bulunan “Önizleme” düğmesine tıklanarak o dosyanın içeriği görüntülenebilmektedir. Böylece kullanıcı, oluşturulan dosyanın kontrolünü bu alanda sağlayabilmektedir.
Oluşturulan dosyalar incelenip doğruluğundan emin olunduktan sonra “Beratları Gönder” seçeneği ile beratlar GİB’e gönderilir. İlgili dönem için bu düğmeye tıklanır ve GİB’e beratların iletilmesi ve GİB onaylı beratların otomatik olarak alınması sağlanır.
İşlemler bölümünde ayrıca “TXT İndir” ve “Sil” seçenekleri de bulunmaktadır. TXT İndir seçeneği, yüklenmiş olan dosyanın tekrar indirilmesini sağlamaktadır. “Sil” seçeneği ile, o satırdaki defter parçası silinir. Silme işlemi, yalnızca GİB’e gönderim öncesi adımlarda ve GİB’e gönderildikten sonra ise GİB sisteminde silinen defterler için yapılabilir. GİB sisteminde beratları onaylanmış ve mevcut olan bir defterin silinmesi mümkün değildir.
GİB Onaylı beratlar sisteme alındıktan sonra bütün dönem defterleri otomatik olarak arşivlenir. Bu şekilde ilgili dönemin işlemleri tamamlanmış olur. “Detay” düğmesine tıklanıp açılan detay ekranında “Tümünü İndir / Beratları İndir” düğmeleri kullanılır ve GİB Onaylı beratları da içeren dosyalar uygun klasör yapısında indirilir. Bu şekilde ilgili döneme ait mükellef nezdinde saklanması gereken tüm belgeler de mükellef tarafından alınmış olur.