Hesap Planı
Uluslararası muhasebe sistemlerinin standardize olmuş bir raporlama dilidir. Muhasebe işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan hesapların yer aldığı listeye hesap planı denir. Hesap planı her ülkenin mali mevzuatına göre değişiklik gösterebilmektedir. Ülkemizde TMS tebliğine uygun olarak bir hesap planı oluşturulmuştur. Hesap Planı üzerinde Hesap Kodları yer almaktadır. Bu hesap kodları belirli bir sisteme ve mantığa göre oluşturulmuştur. Bu kapsamda, aynı hareketlerin daima aynı hesaplara kaydedilmesini sağlayan özel bir yapı söz konusudur. Hesap planındaki ana kodlar ve hesaplar değiştirilemez, fakat muhasebe yapısı oluşturulurken istenilen alt hesaplar seçilerek muhasebe kayıtlarında kullanabilirler.
Standart Tek Düzen hesap planı Hesap Kodu ve Hesap Adı’ndan oluşmaktadır. Standarttaki ana hesap kodları 3 hanelidir. Fakat ihtiyaca göre alt hesaplar açılabilmektedir. Açılabilecek alt hesaplar için bir sınırlama yoktur.
Bu kapsamda uygulama üzerinde yer alan Hesap Planı, tek düzen hesap planına bağlı olarak ve kullanılmak istenilen hesap planına ilişkin tanımlama ve düzenlemelerin gerçekleştirilebileceği alt modüldür. Hesap Planı ile firmanın yapısına uygun kullanılacak ana hesaplar ve ana hesap altında yer alacak ara veya alt hesaplar tanımlanabilecektir.
Hesap planı çerçevesinde oluşturulacak Hesap Türleri; Ana, Ara ve Alt Hesaplar olarak belirtilmektedir.
Özet olarak yapı şu şekilde kurulmaktadır: “Ana Hesap” > “Ara Hesap” > “Alt Hesap”
Ekran ilk açıldığında, sağ üst köşede hesap planının excel formatında dışa aktarılması için “Dışa Aktar”, excel ile hesap planını sisteme aktarımı için “İçe Aktar”, yeni Ana Hesap tanımlanabilmesi için “Ana Hesap Ekle” butonu yer almaktadır. Üst bölümde, “Filtreler”, “Görünüm” ve “Filtreleme alanları, bu alanların altında ise kaydedilmiş işlemlerin görüntülenebileceği Hesap Kodu listesi yer almaktadır.
Ekranın sağ üst köşesinde yer alan “Ana Hesap Ekle” butonuna basılmasıyla birlikte veri girişinin yapılabilmesi için “Ana Hesap Ekle” dialogbox’ı açılarak işlem girişinin yapılabilmesi sağlanmaktadır. Dialogbox üzerinde Kaydet ve Vazgeç butonları yer almaktadır.
İşlem girişi yapılıp;
“Kaydet” butonuna basılırsa, dialogbox kapatılarak ilgili kaydın grid üzerinde görüntülenmesi sağlanır.
“Vazgeç” butonuna basılırsa, grid üzerinde herhangi bir güncelleme yapılmayarak, dialogbox kapatılmaktadır.
İlgili dialogbox ile sadece Ana Hesap tanımlaması yapılmaktadır. Ara veya Alt Hesap tanımlamaları bu alandan yapılmamaktadır.
Ana Hesap Ekle dialogbox’ında gerekli veri girişi yapılıp, kaydedilmesiyle birlikte ilgili ana hesap, Hesap Kod Listesinde görüntülenmektedir. İlgili listede, işletmenin mali işlemlerini gerçekleştirebilmesini sağlayacak hesap planı tanımlamaları yapılabilecektir. Bu bölümde tanımlanacak hesap kodları ile işletme; fatura, irsaliye, çek, senet gibi veya manuel oluşturacağı muhasebesel işlemlerin fiş hareketlerinin oluşturulabilmesini sağlayacaktır. Grid üzerinde Hesap Kodu, Hesap Adı ve Tipi alanları yer almaktadır. Ek olarak, gridin en sağ bölümünde Ana Hesap için; ekstreyi görüntüle, alt hesap ekle ve sil, Alt Hesap için; ekstreyi görüntüle, düzenle ve sil, Ara Hesap için; ekstreyi görüntüle, alt hesap ekle, düzenle ve sil işlemleri için ikonlar yer almaktadır.
İşlemler içerisinde yer alan ikonların işlevleri aşağıdaki gibidir:
Hesap Ekle : Herhangi bir hesaba bağlı olarak ilgili hesabın altında yeni bir alt hesabın tanımlanmasını sağlar. Yeni bir “Ara” veya “Alt” hesap oluşturulması bu ikon ile sağlanmaktadır. İlgili ikona tıklanmasıyla birlikte, “Yeni Ara / Alt Hesap” dialogbox’ı açılmaktadır. Bu doğrultuda, Ana Hesaba bağlı Ara veya Alt Hesap tanımlamaları veya Ara Hesaba bağlı Ara veya Alt Hesap tanımlamaları bu alandan yapılabilmektedir.
Hesap Türü: Ara Hesap ve Alt Hesap seçimlerinden oluşmaktadır. Hesap türü seçimine bağlı olarak Ara veya Alt Hesap tanımlaması yapılabilmektedir.
Hesap Türü: Ara Hesap seçilmiş ise;
Bağlı Hesap Kodu: Bağlı Bulunduğu Ara veya Ana Hesap Kodu bilgisini belirtmektedir.
Hesap Kodu: Kullanıcının tanımlayacağı Alt Hesap Kodu bilgisini belirtmektedir.
Hesap Adı: Kullanıcının tanımlayacağı Hesap Adı bilgisini belirtmektedir.
Hesap Türü: Alt Hesap seçilmişse; yukarıda yer alan alanlara ek olarak aşağıdaki alanlarda gelmektedir.
Para Birimi: Kullanıcının tanımlayacağı alt hesabın para birimi seçimi bu alandan yapılmaktadır.
Havuz Hesap: İlgili hesabın torba hesap olarak tanımlanabilmesi için bu alandan seçim yapılması gerekmektedir. “Evet” seçimi yapılması durumunda, ilgili hesap havuz(torba) hesap olarak çalışacaktır.
Düzenle : Tanımlı “Ana/Ara/Alt Hesap” için güncelleme işlevi bu ikondan yapılmaktadır. Bu ikona tıklanmasıyla birlikte ilgili satırdaki veriler baz alınarak dialogbox açılmalıdır.
Düzenleme fonksiyonuyla ile ilgili iş kuralları aşağıdaki gibidir:
Güncellenecek Alt hesabın fiş hareketi bulunuyor veya herhangi bir ekranda eşleme/ilişkilendirme işlemi yapılmışsa, sadece Hesap Adı güncellenebilir.
Güncellenecek Ara Hesaba bağlı Ara/Alt Hesap tanımlaması yapılmışsa, sadece Hesap Adı güncellenebilir.
Ana Hesaplar güncellenemez.
Yukarıda yer alan iş kuralları dışında Hesap Kodu alanı dışındaki tüm alanlar güncellenebilmektedir.
Sil : Tanımlı Ana/Ara/Alt Hesap için silme işlevi bu ikondan yapılmaktadır. Sil butonuna basılmasıyla, kullanıcıya “Silmek İstediğinizden Emin misiniz” uyarı mesajı gösterilmelidir. Uyarı mesajı üzerinde yer alacak Evet/Hayır seçimlerine bağlı silme işlemi gerçekleştirilmelidir.
Silme fonksiyonuyla ile ilgili iş kuralları aşağıdaki gibidir:
Alt Hesap: Silme işlemlerini gerçekleştirebilmek için ilgili kaydın herhangi bir işlemde kullanılmamış olma şartı aranmalıdır. Yani silme işlemi yapılacak kayıt için o hesapla ilgili herhangi bir muhasebe fiş hareketi oluşmuşsa, silme işlemleri yapılamayacaktır. Bu aşamada kullanıcıya gösterilecek uyarı mesajı aşağıdaki gibi olmalıdır:
İlgili hesap için muhasebe fiş hareketi bulunduğundan silemezsiniz.
Alt Hesap: Herhangi bir ekranda o alt hesapla ilgili eşleme/ilişkilendirme işlemi yapılmışsa, ilgili hesap silinememektedir.
Ana/Ara Hesap: Silme işlemi gerçekleştirebilmek için ilgili Ara Hesaba bağlı alt veya ara hesap açılmamış olması gerekmektedir.
Ekstreyi Görüntüle : Alt Hesap ikonuna tıklanmasıyla birlikte, ilgili hesap kodu için alt hesap ekstresi filtrelenmiş olarak açılmaktadır.
İş kuralları:
Ara veya Alt hesap kodu eklerken sistemde aynı hesap koduna sahip kaydın olup olmadığı kontrol edilmektedir. Aynı hesap koduna sahip başka bir kod varsa kullanıcıya gösterilecek uyarı mesajı aşağıdaki gibi olmalıdır:
** İlgili hesap kodu sistemde tanımlı olduğundan, aynı hesap kodu tekrar ekleyemezsiniz.