Yevmiye/Büyük Defter
Ticari işlemlerin, belgelere dayanarak tarih sırası ile maddeler halinde kaydedildiği deftere yevmiye defteri (günlük defter) denir. Deftere kaydedilen her kayıt mutlaka bir belgeye dayanmaktadır. Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir.
Yevmiye defteri ile işletmeler bir gün içerisinde yapılan işlemlerin neler olduğunu toplu olarak görebilmektedir. Yevmiye defteri Türkçe tutulur, kayıtlarda TL para birimi kullanılır.
Defter oluşturabilmek için, ilk olarak defter tanımlamaları yapılmalıdır. Bu tanımlamalar Ayarlar > Firma Ayarları ekranında Defter Ayarları tab’ı üzerinden yapılmaktadır.
Yevmiye ve Büyük Defter süreci, firmanın e-fatura/arşiv mükellefi olup olmamasına göre farklılık gösterecektir. Firma e-fatura/arşiv mükellefi ise oluşturduğu defterleri sistem üzerinden GIB’e iletebilecektir. Değil ise sistem üzerinden ilgili verileri xml olarak indirebilmektedir.
Ekran ilk açıldığında, sağ üst köşede yeni bir defter oluşturabilmek için E-Defter Hazırla(veya Defter Hazırla) butonu bulunmaktadır. İlgili buton, firmanın e-fatura/arşiv mükellefi olup olmamasına bağlı olarak e-Defter Hazırla veya Defter Hazırla olarak görüntülenecektir. Üst bölümde, “Filtreler”, “Görünüm” ve “Filtreleme” alanları, “İşlemler” ve bu alanların altında ise sistemde oluşturulan defterlerin listelendiği grid yer almaktadır. Grid üzerinde yer alan veriler daha önce oluşturulmuş taslak veya GİB’e iletilen defter bilgilerini belirtmektedir.
Ekranın sağ üst bölümünde yer alan “E-Defter Hazırla” butonuna tıklandığında Yeni Kayıt dialogbox’ı açılacaktır. Defter Hazırla dialogbox’ı ile kullanıcı yeni bir defter oluşturabilecektir.
İlgili dialogbox üzerinde gerekli veri girişinin yapılarak kaydedilebilmesi için “Kaydet” ve sorgulama yapılmadan dialogbox’ı kapatabilmek için Vazgeç butonları bulunmaktadır.
Kaydet butonuna tıklandığında, seçilen tarihler ve hesap kodları arasında yer alan fiş hareketleri için yevmiye ve büyük defter oluşturulması sağlanmaktadır. Kaydet butonuna basıldıktan sonra Yevmiye/Büyük Defter ekranına geçilmektedir. Oluşturulan kayıt grid üzerinde görüntülenecektir.
Grid üzerinde Yevmiye Başlangıç Tarihi, Yevmiye Bitiş Tarihi, Toplam Borç, Toplam Alacak, Oluşturma Tarihi ve Durum bilgileri yer almaktadır.
Yevmiye Başlangıç Tarihi: Oluşturulan defterin başlangıç fişi tarihini belirtmektedir.
Yevmiye Bitiş Tarihi: Oluşturulan defterin bitiş fişi tarihini belirtmektedir.
Toplam Borç: Defteri oluşturan fişlerin borç toplamlarını belirtmektedir.
Toplam Alacak: Defteri oluşturan fişlerin alacak toplamlarını belirtmektedir.
Oluşturma Tarihi: Defterin oluşturulma tarihini belirtmektedir.
Durum: Defterin durumunu belirtmektedir.
Durum bilgileri aşağıdaki gibi olacaktır:
E-defter için;
İşleniyor
Hatalı
İmzalanmayı Bekliyor
Berat Oluşturma Bekleniyor
Berat İmzalama Bekleniyor
Gib’e Gönderim Bekleniyor
Gib’e Gönderildi
Gib Gönderim Hata
Gib Arşivlendi
Defter için;
Defter oluşturuldu
Onaylandı
E-defter ve Defter sürecinde güncellenen Durum bilgilerine göre görüntülenecek İşlemler değişmektedir.
E- Defter sürecinde durum bilgilerine göre aşağıda belirtilen işlemler aktif olacaktır.
“İşleniyor” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
“Hatalı” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Hatayı Göster
“İmzalanmayı Bekliyor” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
“Berat Oluşturma Bekleniyor” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Berat Oluştur
Detay: Defter için oluşturulan kebir ve yevmiye dosyalarının görüntülenmesi için yeni bir sayfa farklı bir sekmede açılacaktır.
“Berat İmzalama Bekleniyor” olması durumunda; - Sil - Pdf Olarak İndir - Txt Olarak İndir - Excel Olarak İndir - Detay
“Gib’e Gönderim Bekleniyor” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Gib’e Gönder
Detay
“Gib’e Gönderildi” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Detay
“Gib Gönderim Hata” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Hatayı Göster
Detay
“Gib Arşivlendi” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Detay
Defter İndir
Defter sürecinde durum bilgilerine göre aşağıda belirtilen işlemler aktif olacaktır.
“Defter Oluşturuldu” olması durumunda;
Sil
Onayla
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Kebir İndir
“Onaylandı” olması durumunda;
Sil
Pdf Olarak İndir
Txt Olarak İndir
Excel Olarak İndir
Kebir İndir
“Hatayı Göster” butonuna tıklandığında aşağıdaki gibi hata detayı görüntülenecektir.
Durum bilgisi “Berat Oluşturma Bekleniyor” olması durumunda, “Detay” butonuna tıklandığında defter için oluşturulan kebir ve yevmiye dosyalarının görüntülenmesi için yeni bir sayfa açılacaktır. Bu açılan sayfada Borç, Alacak, ilk ve son yevmiye Madde Numaraları, ilk ve son yevmiye Satır Numaraları, defter Parça Numarası ve Parça Başlangıç/Bitiş Tarihleri gösterilecektir.
“+” butonuna tıklanması ile birlikte oluşturulan yevmiye ve kebir dosyalarının detayları görüntülenecektir. Açılan sayfada Önizleme butonları ile yevmiye ve kebir dosyalarının içeriği görüntülenebilecek, “İndir” butonu ile oluşturulan defter detaylarının zip uzantılı dosya olarak indirilmesi sağlanmaktadır.
Durum bilgisi “Gib’e Gönderim Bekleniyor” olması durumunda, Detay sayfasında “+” butonuna tıklandığında defterler ile birlikte beratlar da görüntülenecektir. Berat alanında bulunan Önizleme butonuna tıklandığında yevmiye ve kebir dosyalarının beratları görüntülenecektir. “İndir” butonu ile oluşturulan defter ve berat detaylarının zip uzantılı dosya olarak indirilmesi sağlanacaktır.
NOTLAR:
Sistemde daha önce oluşturulmuş bir defter varsa yeni oluşturulan defterde yevmiye numarası devamı olarak başlatılacaktır. Yani aynı mali dönem içerisinde daha önce üretilen bir defter varsa onu takip edecek şekilde oluşturulacaktır.
İlgili defter için Gib’e Gönder (veya Defter Onayla) butonuna basılırsa bu defter için artık değişiklik yapılamayacaktır. Bu durumda mevcut yapıda manuel oluşturulan fiş hareketlerinde yapılacak güncellemeler için defter oluşturulduktan sonra güncelleme yapılamayacaktır.